Stillstand durch den Corona-Virus? Nein, mit dem richtigen Setup können wir weiterarbeiten!

Die aktuelle Situation mit dem Corona-Virus hat grossen Einfluss auf unser tägliches Arbeiten. Die Unternehmen müssen verantwortungsvoll damit umgehen und bei Verdachtsfällen Homeoffice anordnen, generell grössere Anlässe absagen und Geschäftsreisen vermeiden. Dem entgegen steht aber, dass das Geschäft weiter laufen soll. Damit beschäftigen wir uns aktuell in unserem Mandaten und bei unseren Tätigkeiten für die Kunden und versuchen, möglichst verträgliche Lösungen zu finden.

Hast du bei dir und in deinem Umfeld die gleichen Herausforderungen? Vielleicht helfen dir dabei einige von unseren Ideen und Gedanken weiter. Die folgenden Erläuterungen sind nicht durch einen analytische, strukturierte Evaluation entstanden und decken damit die Thematik nicht vollständig ab. Es basiert auf Erfahrungen, die wir in unserer Arbeit gemacht haben.

Kommunikation

Das bekannteste Kommunikationstool ist sicherlich Skype for Business. In vielen Unternehmen wird auf Skype gesetzt. Alternativen sind GoToMeeting und Google Hangouts. GoToMeeting können wir sehr empfehlen. Herausforderung ist sicherlich, dass dies meist ein zusätzliches, kostenpflichtiges Tool ist und eine Beschaffung auslöst. Google Hangout ist zwar sehr praktisch, da es wenig Bandbreite benötigt und auch bei langsamen oder sehr stark benutzten Netzwerken noch gut funktioniert. In vielen grossen Unternehmen ist aber der Zugang zu Hangout unterbunden. Daher sehen wir dies lediglich als Alternative für kleinere Unternehmen an.

Die erwähnten Tools haben den Nachteil, dass sie mit dediziert aufgesetzten Meetings und Chaträumen funktionieren und damit nicht persistent sind. Für persistente Chaträume resp. Channels eignen sich Tools wie Slack und Rocket.Chat, eine empfehlenswerte OpenSource Lösung. Setzt ein Unternehmen auf den Microsoft Stack, dann sollte man sicherlich Microsoft Teams anschauen.

Wir empfehlen beide Arten von Kommunikations-Tools einzusetzen, damit eine wirklich effiziente Kommunikation ohne grosse Barrieren statt finden kann.

Interaktive Meetings & Workshops

Interaktive Meetings und speziell Workshops sind verteilt eine Herausforderung. Die Interaktionen und gemeinsame Erarbeitung von Themen können nicht mit oben genannten Kommunikationstools gemacht werden. Diese Tools sind typischerweise 1Way-Kommunikationen hinsichtlich dem Bild/Desktop: eine Person präsentieren, die Teilnehmer schauen zu. Das genügt aber für Workshops nicht. Folgende zwei Tools können wir für Workshop und interaktive Meetings empfehlen.

Miro: mächtiges Tool mit vielen Möglichkeiten wie verschiedene Canvas, Templates und Integrationsmöglichkeiten. Sehr praktisch ist das digitale Whiteboard. Der Nachteil ist, dass das Tool kostenpflichtig ist.

Padlet: geeignet für viele verschiedene Arten von Workshops. Beinhaltet viele Templates und ist Freeware. Performance leidet bei vielen Teilnehmern.

Es gibt viele verschiedene spezifische Tools wie z.B. retrotool.io für Retrospektiven. Über Google finden sich unzählige solcher Tools.

Pairing Sessions

Pairing Session z.B. für Pair Programming können theoretisch auch über Tools gemacht werden, die wir oben unter Kommunikation erwähnt haben. Die Performance ist aber meistens für diese Art von Zusammenarbeit ungenügend. Unsere Empfehlung für Pairings ist Teamviewer. Leider ist auch dies für Unternehmen mit Lizenzkosten verbunden.

Arbeitsplanung

Wir gehen davon aus, dass dies wohl bei den meisten Unternehmen schon sehr bekannt und auch im Einsatz ist. Kanban Boards, Scrum Boards, div. andere Backlogs und Tasklisten können gut und einfach mit Tools wie Jira und Trello verwaltet werden. Trello empfehlen wir vor allem dann, wenn eine leichtgewichtige Lösung für den schnellen Einsatz bereit stehen soll. Jira ist deutlich mächtiger, hat aber zum Starten die grössere Einstiegshürde.

Program Boards für Agile Release Trains

Viele Unternehmen setzen mittlerweile auf SAFe und zentrales Element von einem Agile Release Train (ART) ist das Program Board. Wir können die beiden Tools piplanning.io und kendis.io empfehlen. Beides sind kommerzielle Tools und es wird recht teuer, wenn allen Mitgliedern aus einem ART einen Account erstellt werden muss. Uns ist kein geeignetes Freeware Tool bekannt.

Die richtige Hardware

Ist eine Mitarbeiterin im Homeoffice oder alleine an einem Standort, genügt als Hardware für die verteilte Zusammenarbeit nebst natürlich dem Computer ein gutes Headset und gegebenenfalls eine Webcam. Sind aber einige Leute zusammen an einem Standort und nehmen an einem verteilten Meeting teil, trägt die richtige Hardware sehr entscheidend zu einem effizienten Meeting bei. Als das wichtigste Element dabei erachten wir das Mikrofon. Ein gutes Mikrofon, das zentral aufgestellt werden kann, Audio von rundherum gut aufnimmt und auch weiter entfernte Stimmen klar und deutlich übertragen kann, ist wichtig. Für diese Hardware sollte nicht gespart werden und eventuell benötigt ihr auch einige Iterationen, um das richtige Mikrofon für euer Umfeld zu finden. Aber diese Investition zahlt sich sehr schnell mit der höheren Qualität der Meetings aus.

Generell gilt: Hürden für Zusammenarbeit tief halten

Für die Zusammenarbeit über mehrere Standorte ist es wichtig, dass auch spontan kommuniziert und zusammen gearbeitet werden kann. Wir empfehlen daher an jedem Standort fixe Installation für Audio und Video, die genutzt werden kann. Braucht es für jedes Meeting, jede Art von Zusammenarbeit zuerst eine längere Einrichtung, sind die Hürden schon zu gross und es wird weniger zusammengearbeitet und kommuniziert. Auch muss der Zugang zu den benötigten Tools so einfach wie möglich gehalten werden. Das sollte auch immer wieder überprüft und optimiert werden.

Was sind eure Erfahrungen dabei? Was hat bei euch gut funktioniert und was weniger? Wir sind sehr interessiert an euren Erfahrungen und würden uns gerne mit euch dazu austauschen und von euren Erfahrungen lernen. Gespannt warten wir auf eure Rückmeldungen.

Daniel, 10.03.2020